HR persondatapolitik

Insero koncernens HR-persondatapolitik - behandling af dine oplysninger som jobansøger og medarbejder

 

1. Indledning

Denne persondatapolitik finder anvendelse på følgende virksomheder i Insero Horsenskoncernen: Insero Horsens, Insero A/S, Insero Air Traffic Solutions A/S, Best Green A/S og TADAA! A/S (herefter samlet benævnt ”INSERO-koncernen” og hver for sig et ”INSERO-selskab”/” INSERO-selskabet”).

 

I forbindelse med at du søger job hos et INSERO-selskab, under din ansættelse hos et INSERO-selskab samt efter ansættelsesforholdets ophør, er det nødvendigt for INSERO-koncernen at behandle vigtige personoplysninger om dig. 

 

Det er i den forbindelse vigtigt for INSERO-koncernen, at dine personlige oplysninger opbevares og behandles sikkert og lovligt. Derfor har INSERO-koncernen udarbejdet denne persondatapolitik (”HR-Persondatapolitikken”), der beskriver hvordan INSERO-koncernen indsamler og behandler dine personoplysninger.

 

Du opfordres til at læse HR-Persondatapolitikken grundigt igennem, og du vil blive bedt om at bekræfte, at du har læst HR-Persondatapolitikken, når du ansøger en ledig stilling via hr@insero.com.

 

Indgår du ansættelsesaftale med et INSERO-selskab, vil du igen blive bedt om at bekræfte, at du har læst HR-Persondatapolitikken.

 

”Du” er den person, der kontakter den HR-ansvarlige i INSERO-koncernen vedrørende en stilling, hvad enten du gør det telefonisk eller pr. e-mail, samt den person som vælger at indgå ansættelsesaftale med et INSERO-selskab.

 

Vælger du at indgå ansættelsesaftale med et INSERO-selskab, vil din aftale blive udleveret og underskrevet fysisk. Du modtager en kopi af ansættelsesaftalen, og INSERO-koncernens HRansvarlige opbevarer også en kopi.

 

HR-Persondatapolitikken er gældende fra den 15. maj 2018. Ved ændringer i HRersondatapolitikken vil du blive orienteret via din e-mail og/eller andre valgte digitale kontaktpunkter, og du vil samtidig blive bedt om at læse de ændrede vilkår. Indsamling og behandling i øvrigt af personoplysninger sker i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning om behandling af personoplysninger.

 

2. Kontaktoplysninger på dataansvarlige i INSERO-koncernen

Insero Horsens

  • CVR-nr. 31 10 38 43
  • Chr. M. Østergaards Vej 4A
  • 8700 Horsens
  • E-mail: GDPR@insero.com

Insero A/S

  • CVR-nr. 32 65 45 33
  • Chr. M. Østergaards Vej 4A
  • 8700 Horsens
  • E-mail: GDPR@insero.com

Best Green A/S

  • CVR-nr. 36 55 63 58
  • Chr. M. Østergaards Vej 4A
  • 8700 Horsens
  • GDPR@bestgreen.dk

Insero Air Traffic Solutions A/S

  • CVR-nr. 66 84 97 16
  • Chr. M. Østergaards Vej 4A
  • 8700 Horsens
  • E-mail: GDPR@insero.com

TADAA! A/S

  • CVR-nr. 37 14 80 32
  • Chr. M. Østergaards Vej 4A
  • 8700 Horsens
  • E-mail: GDPR@tadaacar.dk

3. Registrering af oplysninger

 

3.1. Jobansøgning

Når du søger job hos et Insero selskab, registreres der følgende stamoplysninger om dig:

  • Navn
  • Adresse
  • E-mailadresse
  • Telefonnummer

Når du kontakter INSERO-koncernen telefonisk, registreres som udgangspunkt de samme oplysninger om dig.

 

Når du søger job hos INSERO-koncernen, registreres og gemmes endvidere samtlige de oplysninger, som du giver INSERO-koncernen til behandling og vurdering af din ansøgning, typisk:

  • Motiveret ansøgning, og alt hvad du vælger at oplyse INSERO-koncernen om i ansøgningen
  • CV
  • Referencer/udtalelser
  • Eksamensbeviser og oplysninger om igangværende uddannelser
  • Etc.

Du bestemmer selv, hvilke oplysninger du meddeler INSERO-koncernen til vurdering af din ansøgning. Vi opfordrer til, at du, før du sender INSERO-koncernen din ansøgning, overvejer nøje, om de oplysninger du forsyner INSERO-koncernen med er relevante for behandlingen af din ansøgning, idet disse oplysninger bliver gemt i INSERO-koncernens system, mens rekrutteringsprocessen står på, og i tiden derefter, hvis du ønsker, at INSERO-koncernen gemmer dig i INSERO-koncernens database med henblik på, at du måske kan komme i betragtning også til en fremtidig stilling, som passer til din profil.

 

Dit valg af oplysninger, som meddeles INSERO-koncernen til vurdering af dig som kandidat til en stilling, vil indgå i vurderingen.

 

Når du søger en stilling hos et INSERO-selskab, gør du det via hr@insero.com. Alle de oplysninger du giver i den ansøgning, modtages af INSERO-koncernens HR-ansvarlige. Du bliver registreret i INSERO-koncernens system som kandidat til stillingen, og INSEROkoncernens HR-ansvarlige samt den rekrutteringsansvarlige i INSERO-koncernen, har adgang til dine oplysninger mens rekrutteringsprocessen foregår.

 

Rekrutteringsprocessen foregår som udgangspunkt i flere tempi, med en indledende samtale og en 2. samtale. Bliver du valgt ud til en 2. samtale, vil du blive bedt om at tage en personlighedstest ved de erhvervspsykologer, som INSERO-koncernen samarbejder med til vurdering af kandidater. En personlighedstest foregår normalt på den måde, at du får et link til personlighedstesten, som gennemføres online. Når personlighedstesten er gennemført genereres der en profilering af dig ud fra forskellige personlighedstyper. Formålet med personlighedstesten er at få et nærmere billede af dig som person. Personlighedstesten bliver gemt på din profil i INSERO-koncernens system med adgangsbegrænsning, således at det alene er relevante personer, der har adgang til personlighedstesten.

 

INSERO-koncernen er bevidst om, at jobansøgninger kan indeholde følsomme personoplysninger. Af samme årsag er INSERO-koncernen yderst påpasselige med, hvem der får adgang til dine oplysninger, og at dette kun sker, hvis det er nødvendigt. Jobansøgninger behandles med 100% fortrolighed, og denne fortrolighed omfatter ikke mindst de oplysninger, som du har meddelt INSERO-koncernen om dig.

 

Dine oplysninger, herunder din ansøgning, CV, eksamensbevis mv., bliver gemt i en cloudtjeneste, som INSERO-koncernens HR-ansvarlige benytter. INSERO-koncernen har en databehandleraftale med cloudtjenesten og de erhvervspsykologer, som INSERO-koncernen samarbejder med.

 

3.2. Ansættelse

Når rekrutteringsprocessen er overstået, og hvis INSERO-koncernen tilbyder dig jobbet, vil duindgå en ansættelsesaftale med det relevante INSERO-selskab. Ansættelsesaftalen bliver gemt på din profil i INSERO-koncernens system, hvor INSERO-koncernens HR-ansvarlige, din chef og INSERO-koncernens juridiske afdeling har adgang til den.

 

Som medarbejder i et INSERO-selskab, får du adgang til en medarbejderprofil på INSEROkoncernens intranet, hvor du kan kommunikere med HR-chefen og din chef, herunder om din karriere/MUS-opfølning m.v., sygdomsforløb, barsel og andre forhold, som har betydning for din ansættelse. På din profil gemmer INSERO-koncernen også lægeerklæringer/mulighedserklæringer, hvis det bliver aktuelt under din ansættelse.

 

INSERO-koncernen anvender portrætbilleder af medarbejdere på intranettet for at understøtte den daglige opgavevaretagelse på tværs i INSERO-koncernen. For visse medarbejdere ligger der endvidere billeder på INSERO-koncernens hjemmesider, som led i den almindelige drift og kommunikation med INSERO-koncernens samarbejdsparter og kunder. Ligeledes kan medarbejdere i visse tilfælde blive fotograferet, mens de opholder sig på arbejdspladsen f.eks. til markedsføringsmateriale og INSERO-koncernens publikationer. 

 

3.3. Ophør af dit ansættelsesforhold

Når dit ansættelsesforhold hos et INSERO-selskab ophører, behandler INSERO-koncernen også personoplysninger om dig.

 

Hvis du opsiger dit ansættelsesforhold, eller du bliver opsagt, vil der være en dialog med dig om det og en skriftlig opsigelse. Din opsigelse gemmer INSERO-koncernen i INSERO koncernens system af juridiske årsager.

 

3.4. Kontroller dine oplysninger

Du opfordres til at kontrollere, at alle registrerede stamoplysninger er korrekte, og du opfordres til at gøre det ansvarlige INSERO-selskab opmærksom på, hvis oplysningerne skal rettes. Hvis INSERO-koncernen bliver opmærksom på, at oplysninger om dig er forkerte eller vildledende, er det relevante INSERO-selskab berettiget og forpligtet til at rette eller slette oplysningerne, så behandlingen sker på et korrekt grundlag.

 

4. Brug af oplysninger

 

4.1. Generelt

I forbindelse med din ansættelse hos et INSERO-selskab, vil dine oplysninger blive registreret og behandlet af det pågældende INSERO-selskab, og dine oplysninger deles med nogle af INSERO-koncernens samarbejdspartnere.

 

Uden disse oplysninger og mulighed for behandling og udveksling af oplysningerne, vil du ikke kunne blive ansat hos et INSERO-selskab og INSERO-selskabet ville ikke kunne administrere dit ansættelsesforhold i overensstemmelse med de retlige pligter, som påhviler INSERO-selskabet som arbejdsgiver efter dansk ret.

 

4.2. Brug af oplysninger

I forbindelse med din jobsøgning og ansættelse hos et INSERO-selskab registrerer INSEROkoncernen en række oplysninger om dig, jf. punkt 3.1-3.3. Oplysningerne anvendes i første række til at få kontakt med dig og med henblik på rekruttering. Det er nødvendigt at behandle dine oplysninger, for at INSERO-koncernen kan vurdere, om et INSERO-selskab skal indgå ansættelsesaftale med dig. Indgår et INSERO-selskab ansættelsesaftale med dig, er det nødvendigt at behandle dine oplysninger for at opfylde ansættelsesaftalen med dig og INSEROselskabets retlige forpligtelser som arbejdsgiver.

 

Efter dit ønske, gemmer INSERO-koncernen din uopfordrede ansøgning med henblik på rekruttering til en fremtidig stilling som måtte passe til din profil.

 

5. Videregivelse af oplysninger

INSERO-koncernen samarbejder med andre virksomheder om håndteringen af dine HR-data. 

 

Det enkelte INSERO-selskab videregiver ikke personlige oplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for INSERO-selskabet, bortset fra følgende tilfælde:

  • Til koncernintern databehandling
    • INSERO-koncernen benytter sig af administrative shared services, herunder koncern-HR.
    • Dine HR-relaterede personlige oplysninger videregives til disse shared services efter behov. Behandlingen er baseret på det ansvarlige INSERO-selskabs instrukser og er i overensstemmelse med INSERO-koncernens privatlivspolitik og andre gældende tiltag til fortrolighed og sikkerhed.
  • Til ekstern databehandling
    • INSERO-koncernen videregiver dine HR-relaterede personlige oplysninger til INSEROkoncernens samarbejdspartnere eller andre betroede virksomheder eller personer, der behandler dem for INSERO-koncernen. Deres behandling er baseret på INSERO-koncernens instrukser og er i overensstemmelse med INSERO-koncernens privatlivspolitik og andre gældende tiltag til fortrolighed og sikkerhed, eksempelvis INSERO-koncernens databehandleraftale.
  • Af juridiske årsager
    • Dine HR-relaterede personlige oplysninger videregives til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for INSERO-koncernen, såfremt adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysningerne efter det ansvarlige INSERO-selskabs saglige vurdering er nødvendig for at:
      • Overholde gældende love, herunder ansættelsesretlig, arbejdsretlig og skattelovgivning, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder.
      • Håndhæve de til enhver tid gældende aftalevilkår, herunder undersøgelse af potentielle overtrædelser af aftalevilkår eller lovovertrædelser.
      • Registrere, forhindre eller på anden måde beskytte mod problemer med bedrageri, sikkerhed eller tekniske problemer.

INSERO-koncernen udveksler visse personoplysninger med INSERO-koncernens faste samarbejdspartnere: bl.a. Hogrefe Psykologisk Forlag A/S, som laver personlighedstest af ansøgere/medarbejdere, samt Mercer Pensionsrådgivning A/S, som formidler kontakt mellem INSERO-koncernens medarbejdere, og det pensionsselskab INSERO-koncernen samarbejder med.

 

6. Indsigt og berigtigelse

Du har på ethvert tidspunkt ret til at kontakte det ansvarlige INSERO-selskab for at få oplyst, hvilke HR-relaterede personoplysninger, der behandles vedrørende dig, ligesom du har ret til at få adgang til de pågældende oplysninger. Du har endvidere ret til at få urigtige oplysninger om dig selv berigtiget af det ansvarlige INSERO-selskab uden unødig forsinkelse.

 

7. Sletning af oplysninger

Det ansvarlige INSERO-selskab er forpligtet til at slette (eller anonymisere) HR-relaterede personoplysninger, så snart det ikke er nødvendigt at behandle dem længere. Det ansvarlige INSERO-selskab opbevarer dog altid i nødvendigt omfang HR-relaterede personoplysninger i op til 6 år efter ophør af dit ansættelsesforhold af hensyn til bogføringsloven og af hensyn til efterfølgende håndtering og administration af et tidligere ansættelsesforhold. Vi gemmer også afslag på jobansøgninger i op til 6 måneder af juridiske årsager.

 

8. Dine rettigheder efter persondataforordningen

I forbindelse med et INSERO-selskabs behandling af dine HR-relaterede personoplysninger har du følgende rettigheder:

  • Retten til at modtage oplysning om, hvordan dine personoplysninger behandles.
  • Retten til at få indsigt i dine personoplysninger.
  • Retten til at få urigtige personoplysninger rettet.
  • Retten til at få dine personoplysninger slettet.
  • Retten til at gøre indsigelse mod at dine personoplysninger anvendes til direkte markedsføring.
  • Retten til at gøre indsigelse mod automatiske, individuelle afgørelser, herunder profilering.
  • Retten til at flytte dine personoplysninger (dataportabilitet).

Alle ovenstående rettigheder håndteres manuelt ved henvendelse til INSERO-koncernens persondataansvarlige INSERO-selskab.

 

Det ansvarlige INSERO-selskab eller INSERO-koncernens databehandlere kan afvise anmodninger af useriøs, herunder chikanøs karakter samt afvise anmodninger såfremt det ansvarlige INSERO-selskab af juridiske årsager er berettiget eller forpligtet til at gøre dette.

 

9. Sikkerhed

De cloudtjenester som INSERO-koncernen og INSERO-koncernens databehandlere benytter er udviklet til at have et højt sikkerhedsniveau med fokus på beskyttelse af data. INSEROkoncernen tilser, at der etableres fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, mistes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen om behandling af personoplysninger. Det betyder, at der kun gives adgang til dine medarbejderdata til de medarbejdere, som har behov for adgang. Dette gælder såvel hos INSERO-koncernen som hos samarbejdspartnere og INSEROkoncernens databehandlere. Således foregår behandling af dine HR-relaterede personoplysninger ud fra et nødvendighedsprincip, hvor INSERO-koncernens HR-afdeling, din leder og juridisk afdeling i INSERO-koncernen har adgang til oplysningerne. De mest private oplysninger og særlige kategorier af oplysninger om dig har kun HR-chefen adgang til.

 

10. Klageadgang

Du har mulighed for at få behandlet en klage vedrørende indsamling og behandling af persondata ved at henvende dig til det ansvarlige INSERO-selskab. Kontaktoplysninger fremgår ovenfor under pkt. 2. Du har også mulighed for at klage til Datatilsynet, Borgergade 28, 5., 1300 København K.