primary_light.png

Hvis du spørger dine kollegaer, hvad den største produktivitetsdræber er, vil ”at holde møder” uden tvivl rangere højt på listen. Derfor deler vi her en metode med dig, som kan gøre møder mere effektive og mindre tidsrøvende.

En simpel regel til at undgå ineffektive møder

På LinkedIN har vi allerede elimineret præsentationer. Det kan man med fordel også gøre på møder. I stedet for præsentationer, sender man 24 timer inden mødets start det materiale ud, som man havde tiltænkt skulle præsenteres på mødet. Derved har deltagerne mulighed for at sætte sig ind i stoffet og være forberedte ved mødestart. Her skal man dog huske på, at bare fordi materialet er blevet sendt ud til deltagerne, betyder det ikke, at det bliver læst. Derfor starter man hvert møde med at give deltagerne 5-10 minutter til at læse materialet igennem. Hvis man allerede har læst materialet, har man her mulighed for at genopfriske hukommelsen, identificere emner man vil gå i dybden med, eller andet man kunne tænke sig at bruge tiden på.  

 

Hvis ideen om at starte et møde med 10 minutters stilhed forekommer dig sær, så er du ikke alene. Straks får man associationer til et bibliotek eller en læsesal, som nok er to af de sidste forummer, man forbinder med produktive møder. Men fortvivl ikke! Efter de første par gange er det ikke kun mindre akavet, det vil ligefrem blive budt velkommen af dine kollegaer. Når først man oplever, at møderne stopper tidligere end planlagt, så kan man hurtigt blive enige om, at tiden er givet godt ud.

 

Diskussioner frem for præsentationer 

Når folk er færdige med at gennemse materialet, er det tid til at starte en diskussion – husk, der er ingen præsentation! Det er vigtigt, at man holder fast i dette, da de personer, der oprindeligt havde planlagt en præsentation, helt instinktivt vil begynde at præsentere. Hvis du er bange for at virke ufølsom ved ikke at tillade at personer, som har lagt arbejde i at forberede en præsentation, præsenterer, kan du konstruktivt minde gruppen om, at det er en ny metode, der er blevet pålagt hele firmaet, som i sidste ende vil komme alle mødedeltagere til gode – inklusiv den person, der ønsker at præsentere.

 

Ved at eliminere præsentationer, kan mødet nu udelukkende fokusere på at generere en værdifuld diskurs, hvor udgangspunktet er en fælles kontekst. Der er bedre muligheder for at gå i dybden med bestemte data og få større indsigt i emnerne, som mødet drejer sig om - måske vigtigst af alt, er der mulighed for at skabe en meningsfuld debat fremfor en gennemgang af fakta.

 

Hvis materialet er gennemtænkt og letlæseligt, er der chancer for at afklarende spørgsmål bliver holdt nede på et minimum. Her vil du opleve, at møder, der planmæssigt skulle vare en time, ofte er ovre efter 20-30 minutter.

 

Selvfølgelig oplever man, at selv det mest velforberedte materiale når frem til omstridte anbefalinger eller konklusioner, som skal diskuteres. Den gode nyhed er, at deltagerne nu er i stand til at tage fat i indholdet og dele deres sande meninger i stedet for at bruge tid på at lytte til en endeløs diskussion af pointer, som de allerede er bekendte med – eller værre endnu finder irrelevante og overflødige.

Udover at afskaffe præsentationer til fordel for diskussioner, kan følgende metoder også anvendes til at gøre møder mere effektive:

Definer formålet med mødet. Når man starter mødet med spørgsmålet ”Hvad er formålet med mødet?” sikrer man, at alle er enige om, hvad udfaldet skal være, og derved er der større chancer for at mødet forbliver fokuseret. Der er endda eksempler på virksomheder, der går så vidt, at de inkluderer formålet med mødet på forsiden af det materiale, de distribuerer før og/eller under mødet – på den måde er man ikke i tvivl.

 

Identificer én person, der styrer mødet. Hvert møde har behov for én person bag rettet. Erfaringer viser, at hvis der er mere end én chauffør, bliver det svært at holde bilen på vejen. Personens primære rolle er at sikre, at samtalen er konstant og forbliver relevant, at der ikke er en person, der ender med at dominere diskussionen, og at irrelevante diskussioner, som ikke omhandler formålet, tages offline.

 

Sæt tid af til at definere semantikker (og grundregler). Det er utroligt, hvor mange gange møder løber af sporet på grund af semantiske forskelle. Forestil dig en general forsamling i FN uden oversættelsesfunktioner - så har du det rette billede. Ord har magt, og det er derfor værd at investere i tid i at sikre, at alle er indforstået med, hvad forskellige nøgleord, fraser og koncepter betyder for de forskellige parter, der sidder omkring bordet.   

 

Hvem tager noter? Det handler ikke om at skrive ALT det ned, der bliver sagt, men i stedet sørge for, at der er en person, som har forståelse for mødets formål, som har en klar forståelse for konteksten, og som kan fange de mest fremtrædende pointer. På den måde undgår man efterfølgende, at de forskellige parter erindrer mødets forløb forskelligt, samtidig med at diskussionerne og det man når frem til bliver registreret.

 

Opsummer hovedresultater, handlingsplaner og ansvarsfordeling. Slut ikke mødet uden at opsummere hovedpointerne, handlingsplanerne, og hvem der har ansvaret for hvad. Opsummering er oftest den første ting, der lider under at et møde trækker ud, fordi folk bliver nødt til at forlade mødet inden opsummeringen finder sted. Opsummeringen er formentlig den vigtigste ting under et møde og er i det hele taget grunden til, at man i første omgang holder mødet. Hav derfor disciplinen til at sikre, at deltagerne ikke forlader mødet før, at man har diskuteret og er kommet til enighed om de fremtidige handlingsplaner.

 

Spørg hvad du kan gøre bedre. I slutningen af møderne er det en god ide at få feedback fra deltagerne ved at spørge, hvorvidt deltagerne fandt mødet brugbar, og hvad man kan gøre for at forbedre møderne for fremtiden. Det er den bedste måde at sikre, at man ikke blot holder møder for møders skyld, men at de rent faktisk er nødvendige. Viser det sig at mødet var unødvendigt, skal man enten justere formålet og/eller formatet, eller helt droppe fremtidige møder.

 

Kilde: https://www.linkedin.com/pulse/article/20130701022638-22330283-a-simple-rule-to-eliminate-useless-meetings